El plan de comunicación de un evento

La comunicación es fundamental para el éxito de un evento. Definir un plan de comunicación puede facilitar este exigente y difícil trabajo: le presentamos algunos pasos concretos que le permitirán llevar a cabo esta misión con éxito.

Desarrollar un plan de comunicación

El objeto y el contexto de la comunicación‍

Para empezar, ya sea para anunciar un evento, la venta de entradas o incluso una convocatoria de contribuciones, es importante comprender un tema concreto para iniciar su plan de comunicación.

Contextualizará este objeto bien definido evaluando:

• La reputación de su evento, de su estructura,
• Sus redes: participación de instituciones (ciudad, región), empresas y patrocinadores
• Los resultados del evento anterior: tasa de ocupación, ventas, invitaciones, cobertura de prensa
• El estado actual de sus herramientas de comunicación: gráficos, sitio web, redes sociales
• La cantidad de visitantes a su sitio web, la participación de su comunidad de suscriptores en las redes sociales

Los objetivos de la comunicación

¿Cuáles son tus principales objetivos? ? En general, la comunicación tiene tres objetivos principales: promover, sensibilizar o informar.

Si desea anunciar la venta de sus entradas electrónicas, su objetivo será, por lo tanto,informar a los posibles participantes.

Entonces tienes que Defina sus objetivos : el público, sus socios o incluso las instituciones.

Conocer tu objetivo te permite elige tus canales de comunicación sino también para elegir el tono que le vas a dar a tu mensaje.

Este es el tercer punto que hay que especificar: ¿Qué tono quieres darle a tu mensaje? ?

El presupuesto de comunicación para un evento

Determinar los medios disponibles para comunicarse es fundamental para lograr sus objetivos.

De hecho, este elemento decisivo le permite elegir con precisión sus canales de distribución, pero también sus capacidades para producir materiales de comunicación. También puedes considerar las asociaciones para beneficiarse del poder de distribución de un tercero: patrocinador, prensa especializada, expositor...

El mensaje y las herramientas

Ahora es el momento de plasmar su mensaje en palabras concretas de acuerdo con su tema y sus objetivos de comunicación (objetivo, meta, tono).

Este mensaje escrito servirá de base para el diseño de herramientas de comunicación: sitio web dedicado, carteles, volantes, publicaciones en redes sociales, comunicados de prensa... Una vez que se hayan completado todos estos pasos, buena parte del plan de comunicación está avanzado.

Los canales de transmisión de un evento

Comienza una fase elemental del plan de comunicación: la planificar y distribuir el mensaje. Como hemos visto, la elección de los canales de distribución se hace de acuerdo con el objetivo, pero también con el presupuesto dedicado a este tema.

Hay canales físicos (tiendas minoristas, expositores, etc.) y en línea. Nos centraremos en los canales de entrega web.

Multiplica los canales online

En general, se considera que hay tres tipos de canales de comunicación en la web.

El Canal llamado «propietario» representa sitios nativos, socios, blogs, pero también comunidades, correos electrónicos...

Luego viene el canal «ganado», Reúne menciones en los medios de comunicación, publicaciones externas en las redes sociales (Facebook, Twitter, Linkedin, etc.) y reseñas en sitios especializados, foros, etc.

Por último, nos agrupamos bajo el Canal «pagado»» acciones publicitarias en redes sociales, en motores de búsqueda (Google Adwords) o incluso en sitios (anunciantes)...

Algunos canales están entrelazados, un sitio propietario o una página de Facebook pueden publicar enlaces a reseñas o artículos de noticias.

La práctica de Canal transversal también es común, combinar canales de distribución para un mismo objetivo. Considera los diferentes objetivos en su conjunto y se centrará en la experiencia que el objetivo tendrá a través de cada uno de los canales.

Por ejemplo: si el objetivo es comprar una entrada. No se trata de copiar y pegar un mensaje en varias redes, sino de conseguir que el destinatario viva una experiencia orientada al mismo acto de compra. Más concretamente, un comprador puede leer un artículo sobre tu evento en un periódico (tras el envío de un comunicado de prensa), ver un vídeo en YouTube en el que se presenta el evento, descubrir tu sitio web y, por último, ir a la taquilla. La empresa multicanal cree que el recorrido general del cliente incluye el tráfico en varios canales.

La venta de entradas online, una herramienta multicanal

Para la organización de un evento, pasar por una taquilla se ha vuelto casi obligatorio. Además de aportar su experiencia técnica, soluciones para venta de entradas en línea optimizará ciertos canales de distribución web.

• Mini sitio de ventas
• Widget integrable
• Widget de Facebook
• Envío de una invitación

Se trata de cuatro canales de distribución gestionados desde una sola ubicación, El back office. Además, generalmente son personalizables, lo que permite que se integren completamente en los soportes del plan de comunicación.

Solo se necesitan unos minutos para propulsar las herramientas de Wilout, una solución optimizada de venta de entradas en línea. Además, gracias a su panel de control dinámico, tiene acceso a una serie de indicadores que le serán útiles para refinar sus acciones de comunicación.

El balance y los resultados

Este es el último paso del plan de comunicación. Ce La evaluación consiste en evaluar la eficacia de su comunicación. Vas así identificar y revisar la información relevante para el logro de su estrategia. También es una oportunidad para identificar áreas de mejora.

Estos son algunos indicadores que puede buscar:

• El presupuesto gastado en comunicación
• La tasa de asistencia, la tasa de ocupación y la cesta promedio (disponibles en el panel de control de su sistema de venta de entradas en línea)
• Tasa de conversión: estimación del número de personas que han visto tu comunicación dividido por el número de entradas compradas
• Cobertura mediática (artículos de prensa, retransmisiones en redes)
• El cuestionario de satisfacción (¿se ha cumplido la promesa?)

El cálculo de algunos de estos datos se automatiza en el panel de control de Wilout.. También se pueden comparar entre sí para evaluar las claves de su éxito. Una vez finalizada la evaluación, estás en condiciones de valorarla para transmitirla a tus socios, patrocinadores y patrocinadores.

‍

Como habrás entendido, el plan de comunicación es un verdadero plan de batalla que te ayuda a alcanzar tus objetivos. Gracias a sus servicios optimizados, Wilout complementa todas las herramientas que desarrollará para promocionar su evento. ¡De esta manera, pondrás de tu lado todas las posibilidades de éxito!