Le plan de communication d’un événement 

La communication est primordiale pour la bonne réussite d’un événement. Définir un plan de communication peut faciliter ce travail prenant et difficile, nous vous présentons quelques étapes concrètes qui vous permettront de mener à bien cette mission. 

Élaborer un plan de communication

L’objet et contexte de la communication‍

Pour commencer, que ce soit pour annoncer un événement, la mise en vente des entrées ou encore un appel à contribution, il est important de se saisir d’un sujet concret pour démarrer son plan de communication.

Cet objet bien défini, vous allez le contextualiser en évaluant :

• La notoriété de votre événement, de votre structure,
• Vos réseaux : implication des institutionnels (ville, région), des entreprises et sponsors
• Les résultats de l'événement précédent : taux de remplissage, ventes, invitations, retombées presse
• L’état des lieux de vos outils de communication : graphique, site web, réseaux sociaux
• La fréquentation de votre site web, engagement de votre communauté d’abonnés sur les réseaux sociaux 

Les objectifs de la communication

Quels sont vos principaux objectifs ? En général, il y a trois objectifs principaux à la communication : faire connaître,  sensibiliser ou informer.

Si vous souhaitez annoncer la mise en vente de vos billets électroniques, votre objectif sera donc d’informer les potentiels participants.

Ensuite, vous devez définir vos cibles : le public, vos partenaires ou encore les institutions.

Connaître votre cible vous permet de choisir vos canaux de communication mais également de choisir le ton que vous allez donner à votre message.

C’est le troisième point à préciser : quelle tonalité souhaitez-vous donner à votre message ? 

Le budget de communication d’un événement

Déterminer les moyens disponibles pour communiquer est essentiel pour accomplir vos objectifs.

En effet, cet élément décisif vous permet de choisir avec précision vos canaux de diffusion mais également vos capacités à produire des supports de communication. Vous pouvez également envisager des partenariats pour bénéficier de la puissance de diffusion d’un tiers : sponsor, presse spécialisée, exposant…

Le message et les outils

Il est maintenant temps de mettre concrètement en mots votre message en cohérence avec votre objet et vos objectifs de communication (objectif, cible, ton).

Ce message écrit va servir de base à la conception des outils de communication : site web dédié, affiches, flyers, publications sur les réseaux sociaux, communiqués de presse… Une fois l’ensemble de ces étapes accomplies, une bonne partie du plan de communication est avancée. 

Les canaux de diffusion d’un événement

Une phase élémentaire du plan de communication s’amorce : la planification et la diffusion du message. Nous l’avons vu le choix des canaux de diffusion se fait en fonction de la cible mais aussi du budget consacré à ce sujet.

Il existe des canaux physiques (lieux de vente, affichage, etc) et en ligne. Nous allons nous concentrer sur les canaux de diffusion web. 

Multiplier les canaux en ligne

Généralement, on considère qu’il y a trois types de canaux de communication sur le web.

Le  canal dit “propriétaire” représente les sites natifs, partenaires, blogs, mais aussi les communautés, l’e-mailing…

Ensuite vient le canal “gagné”, il réunit les mentions dans les médias, les relais extérieurs sur les réseaux sociaux (Facebook, Twitter, Linkedin, etc.), et les critiques sur des sites spécialisés, forums, etc. 

Enfin, on regroupe sous le canal “payé”  les actions publicitaires sur les réseaux sociaux, sur des moteurs de recherches (Google Adwords), ou encore sur des sites (annonceurs)…

Certains canaux s’imbriquent, un site propriétaire ou une page Facebook peut publier des liens vers des critiques ou articles de presse.

La pratique du cross canal est également courante, combinant les canaux de diffusion vers un même objectif. Elle considère les différentes cibles comme un ensemble et va se concentrer sur l’expérience que va vivre celui-ci à travers chacun des canaux.

Par exemple : si l’objectif est l’achat d’un billet. Il ne s’agit pas d’effectuer un copier-coller d’un message sur plusieurs réseaux mais d’amener la cible à vivre une expérience vers un même acte d’achat. Plus concrètement, un acheteur peut lire un article sur votre événement dans un journal (suite à l’envoi d’un communiqué de presse), puis regarder une vidéo sur YouTube présentant l’événement, découvrir votre site web pour enfin se rendre sur la billetterie. Le cross canal estime que le parcours client dans sa globalité inclut une circulation sur plusieurs canaux. 

La billetterie en ligne, un outil du multicanal

 Pour l’organisation d’un événement, le passage par une billetterie est devenu quasi-obligatoire. En plus d’apporter leur expertise technique, des solutions de billetterie en ligne vont optimiser certains canaux de diffusion web.

• Mini-site de vente
• Widget intégrable
• Widget Facebook
• Envoi d’invitation

Ce sont quatre canaux de diffusion dont la gestion se fait d’un seul endroit, le backoffice. De plus, ils sont généralement personnalisables ce qui permet de les intégrer pleinement dans les supports du plan de communication.

Il ne faut que quelques minutes pour propulser les outils de Wilout, une solution de billetterie en ligne optimisée. Par ailleurs, grâce à son tableau de bord dynamique, vous accédez à un certain nombre d’indicateurs qui vont être utiles pour affiner vos actions de communication. 

Le bilan et les résultats

C’est la dernière étape du plan de communication. Ce bilan consiste à évaluer l’efficacité de votre communication. Vous allez ainsi dégager et examiner des informations pertinentes quant à l’accomplissement de votre stratégie. C’est également l’occasion d’identifier les points à améliorer.

Voici quelques indicateurs que vous pouvez relever :

• Le budget dépensé en communication
• Le taux de fréquentation, le taux de remplissage, et le panier moyen (disponibles sur le tableau de bord votre billetterie en ligne)
• Le taux de conversion : estimation du nombre de personnes qui ont vu votre communication divisé par le nombre de billets achetés
• Les retombées médiatiques (articles de presse, relais sur les réseaux)
• Le questionnaire de satisfaction (la promesse est-elle remplie ?)

Le calcul de certaines de ces données est automatisé sur le tableau de bord Wilout. Elles peuvent aussi être comparées les unes aux autres pour évaluer les clés de votre réussite. Une fois le bilan réalisé, vous êtes en mesure de le valoriser pour le transmettre à vos partenaires, sponsors et mécènes.

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Vous l’aurez compris le plan de communication est un véritable plan de bataille qui vous aide à accomplir vos objectifs. Grâce à ses services optimisés, Wilout complète l’ensemble des outils que vous allez développer pour la promotion de votre événement. Vous mettez ainsi toutes les chances de réussite de votre côté !