Dans ce guide, nous avons réuni tout ce dont vous avez besoin pour organiser votre événement avec le cashless. Il vous accompagnera à chaque étape de l’organisation, afin de limiter les imprévus et les oublis.
En amont de votre événement :
Une fois vaut terminaux cashless et vos supports NFC commandés, il ne vous reste plus qu'à configurer votre cashless :
- Configurez vos articles
Dans le menu “Configurer” présent dans votre interface, paramétrez vos articles destinés à la vente. Les articles sont les produits que vous allez proposer à vos participants tout au long de votre manifestation.
- Configurez vos activités
Les activités sont l’emplacement où vont se trouver vos articles. Par exemple, vous créez un article “Eau minérale” que vous allez mettre dans l’activité “Boisson”.
- Configurer vos points de ventes, de rechargements et/ou de remboursement
Ils correspondent au lieu physique où vous allez vendre vos articles (bar, restauration, boutique, stand) ou bien ils permettront à vos participants de récupérer leur support NFC, de les recharger et de se faire rembourser le solde restant à la fin de votre événement.
- Définir des frais d’utilisation (activation et/ou de remboursement)
Si vous le souhaitez, vous pouvez adopter des frais d’activation imputés à la première recharge de vos participants et/ou de remboursement du solde restant. Nous vous conseillons d’appliquer des frais entre 0,50 et 1 €.
- Mettre en place un module cashless sur votre site internet
Pour cela, il vous suffit de cliquer sur le menu “Configurer” puis “Général” et copier-coller le code dans le code source de votre site internet. Afin que vos participants puissent comprendre ce nouveaux dispositif, nous proposons des visuels explicatifs à insérer directement sur votre site internet ou à partager sur vos réseaux sociaux.
- Constituer son équipe et définir des accès aux terminaux
Lorsque vos terminaux cashless sont configurés, constituez votre équipe afin de définir les accès pour les différents points de vente, remboursement ou rechargement.
Pour une meilleure prise en main des terminaux cashless, nous fournissons des fiches d’instructions pour votre personnel. Vous n’aurez plus qu’à les imprimer et les distribuer à votre équipe la veille de votre manifestation.
- Paramétrer son compte et renseigner ses coordonnées bancaires
Cliquez sur le menu “Compte” puis "Mes informations” et entrez toutes vos informations personnelles. N’oubliez pas de renseigner vos informations bancaires afin que nous puissions vous transmettre vos versements.
- Imprimer les fiches d'instructions pour votre staff
Pour une meilleure prise en main des terminaux cashless, nous fournissons des fiches d’instructions pour votre personnel. Vous n’aurez plus qu’à les imprimer et les distribuer à votre équipe la veille de votre manifestation.
Le jour-J :
C’est le grand jour ! Votre équipe doit se connecter avec le support NFC qui leur a été attribué. Par la suite, il ne vous reste plus qu'à superviser le bon déroulement de l’événement et à vérifier régulièrement l’état des stocks de vos produits.
En aval de votre événement :
- Analyser ses données
Consultez un rapport des ventes regroupant les comportements d’achat des utilisateurs cashless par heure ainsi que les paniers moyens de rechargement, remboursement et de paiement.
- Exporter ses données
Wilout génère tous les documents comptables dont vous avez besoin. Téléchargez-les au format XLS ou PDF via votre interface organisateur.
Enfin, n’oubliez pas de nous renvoyer les terminaux mobiles en apposant sur la mallette le bon de retour que nous vous aurons préalablement envoyé. Il ne vous restera plus qu'à la déposer à un point relais partenaire.
