Contrôle des entrées de votre événement
C’est le Jour J, l’heure du contrôle des entrées est venue. Wilout, votre plateforme de billetterie en ligne, a conçu plusieurs solutions pour vous aider à appréhender au mieux cette étape délicate de l’organisation événementielle.
Le listing participants
Depuis votre tableau de bord, il est possible d’exporter à tout moment votre liste de participants au format CSV ou PDF.
Tout d’abord, connectez-vous sur votre backoffice Wilout et suivez ces quelques étapes :
1. Sélectionnez votre événement
2. Cliquez sur l’onglet « participants »
3. Cliquez sur « exporter un fichier »
4. Choisissez le format que vous souhaitez : 2 solutions s’offrent à vous
→ Récupérer une liste de participant en format PDF
→ Importer une liste de participant sur une plateforme de distributeur
Le contrôle des entrées à l’aide d’un smartphone
- Gérer mon équipe
Plusieurs collaborateurs ou bénévoles seront amenés à vous aider à gérer le contrôle des entrées.
Sur le tableau de bord de votre événement, vous pouvez créer une équipe et attribuer des rôles à vos collaborateurs. Généralement, ils seront “contrôleurs”. Vous allez générer des identifiants pour eux et ils n’auront accès qu’aux listes des participants. Par ailleurs, vous pouvez répartir les types de e-billets à valider à chacun d’eux.
Enfin, vos collaborateurs peuvent télécharger notre application et y accéder via les identifiants que vous leur aurez fournis au préalable.
- L’application Wilout Contrôle
Nous avons développé l’application gratuite « Wilout Contrôle » pour contrôler simplement l’accès à votre événement.
En effet, elle est utilisable depuis n’importe quel smartphone pourvu d’une connexion internet. Pour cela, il vous suffit de télécharger l’application « Wilout Contrôle » disponible sur Apple Store et Google Play.
Avec cette dernière vous pourrez :
– Importer des listes spécifiques de participants
– Scanner le QR code ou le code-barres et valider les e-billets
– Consulter la liste de vos participants
– Rechercher un participant directement dans votre base de données
Globalement, en contrôlant les entrées avec notre application, vous gagnez du temps et réduisez les risques d’erreur.
Wilout Contrôle Pro : la solution pour les événements à forte affluence
Pour les événements de grande ampleur, le contrôle des entrées va demander un matériel optimisé. C’est pourquoi, nous avons spécialement conçu une gamme de hardware à la pointe de la technologie. Cette dernière a pour objectif de réduire considérablement l’attente des participants aux portes de votre événement !
Fonctionnement de l’appareil de contrôle
Les terminaux mobiles Wilout Contrôle Pro nécessitent une connexion internet afin de charger les données de contrôle. Ils permettent de contrôler des billets électroniques pourvus d’un QR code ou d’un code-barres.
Pour commencer le contrôle, rendez-vous sur l’app Wilout Contrôle Pro (préinstallée). Rentrez ensuite vos identifiants et mot de passe, puis validez (ils sont identiques à ceux configurés sur votre backoffice). Vous avez maintenant accès à votre/vos événement(s) en cours de validité.
Sélectionnez ensuite l’événement qui vous intéresse et choisissez parmi la liste de billets (précédemment paramétrés dans votre backoffice), celui ou ceux que vous désirez charger sur votre mobile. Une fois le chargement effectué vous êtes en possession de votre liste de participants !
Pour démarrer le contrôle des billets, deux modes sont disponibles :
- Mode scan : dans l’application, rendez-vous dans le 4ème onglet et appuyez sur le champ de saisie comme si vous vous apprêtiez à écrire.
Cette étape est nécessaire pour initialiser le focus. Pressez ensuite le bouton pour déclencher le laser. Placez le billet perpendiculairement à l’appareil et visez le centre du code-barres. - Mode liste : rendez-vous dans le 2ème onglet et saisissez le nom du participant dans le champ de recherche. Si le clavier est invisible, il vous suffit de presser le bouton puis de faire défiler la liste. Enfin, cliquez sur la ligne correspondante pour valider manuellement le participant.
Ce qu’il faut savoir
Wilout Contrôle Pro est une solution fiable et efficiente qui bénéficie d’une autonomie record d’environ 3000 scans . De plus, le terminal est ergonomique et facile à prendre en main. Disponibles à la location ou à l'achat, nos terminaux vous sont livrés, chargés, paramètrés et prêts à l’emploi !
Vous l’aurez compris, Wilout est une solution complète de billetterie en ligne pour tous les événements quelle que soit leur ampleur. De nombreux organisateurs font déjà confiance à Wilout en utilisant l’ensemble des fonctionnalités offertes par sa solution de billetterie en ligne.
