Comment organiser une tombola ?

Vous faites partie d’une association et vous souhaitez organiser une tombola ? En effet, la tombola est un bon moyen de récolter des fonds tout en récompensant les joueurs. Vous ne savez pas vraiment comment tout cela fonctionne ? Ce n’est pas grave ! Wilout vous explique toutes les démarches à suivre !

Qu’est-ce-qu’une tombola ?

Une tombola est un jeu de hasard, destiné à collecter des fonds. Seule la chance, permettra de remporter le lot tant espéré. Les règles sont simples, tout le monde peut y participer ! Il suffit d’acheter un ou plusieurs tickets. Par la suite, les gagnants sont tirés au sort. Toutefois, celui qui a acheté le plus de billets se voit aussi récompenser, alors n’oubliez pas de lui réserver un lot.

Pour information : Wilout n’édite pas les billets de tombola, mais ceux permettant d’accéder à un événement physique ou virtuel. En revanche, les numéros de code barre peuvent servir comme numéro de ticket pour la tombola par exemple.

Qui a le droit d’organiser une tombola ?

La tombola est très encadrée juridiquement, en principe, les tombolas et loteries sont interdites et ne peuvent être organisées que par les associations à but non lucratif  (loi de 1901). Habituellement, les écoles, les collèges et lycées, les associations de parents d’élèves, les clubs sportifs ainsi que toutes autres associations.

L’article L.322-3 du Code de la sécurité intérieure autorise l’organisation de tombola par des associations sous certaines conditions :

• La tombola ne porte que sur des objets mobiliers (les gains immobiliers sont exclus)
• L’association organisatrice doit avoir pour objet statutaire, la bienfaisance, l’encouragement des arts ou la pratique d’une activité sportive.
• Les frais destinés à l’organisation de l'événement, achat de lots compris, doivent être en dessous des 15 % du montant total d’émission (nombre de billets émis multiplié par le prix d’émission d’un billet)

Par la suite, vous devez  adresser une demande d’autorisation, en remplissant le formulaire « Demande d’autorisation de Loterie », à l’autorité compétente. Soit par la préfecture de police, si le siège de l’organisme bénéficiaire est situé à Paris, soit par la mairie de la commune, si le siège est situé ailleurs en France.

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Quel règlement appliquer à ma tombola ?

Par ailleurs, il vous faudra également fournir le règlement de la tombola,  pour compléter votre demande. Pour cela, le règlement doit être clair et contenir :

• La nature et le prix des billets
• La date d’ouverture de la souscription de tickets de tombola et la date de clôture
• La méthode et la date de tirage au sort
• Les délais accordés aux gagnants pour retirer leurs lots
• La destination des lots retirés
• La destination des profits réalisés par la tombola

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Comment lancer ma tombola avec Wilout ?

1) Créez votre compte

En premier lieu, vous devez créer un compte à partir de notre billetterie en ligne. Une fois que vous avez accès à votre back office, entrez le nom ainsi que la date et le lieu de votre tombola. Si vous avez déjà un compte chez nous, il vous suffit d’ajouter un nouvel événement et de remplir les champs demandés. Par la suite, vous pouvez créer votre mini site de billetterie en ligne à l’image de votre association pour vendre vos tickets de tombola.

2) Créez des tarifs adaptés 

Une fois votre tombola créé, passez à la création des tarifs. Pour cela, cliquez sur le menu “configurer” puis dans ” tarif et stock”. Nous vous recommandons de créer deux tarifs : un tarif unique, 5 € pour un ticket  et un tarif par lot, 25€ les 5 tickets par exemple. Le but est de faciliter le parcours de vos participants.  Pour chaque unité, l’acheteur doit remplir son nom et prénom ce champ est imposé légalement dans la gestion d’une tombola.

3) Le tirage au sort

Une fois la vente de ticket de tombola terminée,  nous vous invitons à exporter la liste de vos participants dans un tableau Excel. Pour cela, il vous suffit d’aller dans le menu “participant” présent sur votre back office, puis dans “exporter une liste”. Enfin exportez votre liste sur Excel pour faciliter le tirage au sort.

Chaque ligne de votre tableau correspond à un numéro d’achat d’une unité (billet ou lot de billets). La première colonne est donc numérotée.  Mais attention, si vous avez vendu des lots, pensez bien à démultiplier les lignes en fonction du nombre de billets de votre lot. En effet, si un participant a acheté un lot de 5 tickets, elle aura donc 5 fois plus de chance de gagner un lot.

• Tirage au sort physique 

Nous vous invitons à imprimer et découper ces numéros d’achat pour le tirage au sort. Généralement, les tickets sont mis dans une urne et on tire autant de tickets qu’il y a de lots,  en commençant par le plus petit lot, pour faire durer le suspense.

• Tirage au sort numérique 

Des logiciels en ligne permettent de tirer au sort un gagnant. Pour cela, importer la colonne du fichier Excel ou copier/coller les numéros d’achat. Nous vous conseillons de faire un live sur les réseaux sociaux pour créer de l’engouement auprès de vos participants

Comment organiser la remise des lots ?

Les lots d’une tombola  sont en général offerts par les commerçants, les fournisseurs, la mairie ou bien les banques. Pour faire appel à leur générosité, il est recommandé de leur envoyer un courrier. Cette demande doit préciser les démarches de remise des lots à l’association, la date de la tombola, l’adresse de l’association et le but de l’événement.

• Si votre tombola est en physique, la remise des lots se fait en mains propres
• Si votre tombola est en ligne, envoyez aux gagnants les lots par colis recommandé. N’oubliez pas de garder une preuve de votre envoi !

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Pour finir, communiquez auprès de votre communauté sur les réseaux sociaux ainsi qu’à travers votre newsletter sur la mise en place de votre tombola en amont, mais aussi pendant et après. En effet, vos participants seront ravis de savoir combien de fonds vous avez pu récolter.