Proposer votre événement sur le pass Culture

Présentation

Wilout est connecté au pass Culture. Depuis votre espace organisateur Wilout, vous pouvez publier votre événement sur le pass Culture en quelques minutes, sans changer d'outil. Les jeunes qui réservent avec leur crédit pass Culture reçoivent un billet Wilout, contrôlé à l'entrée comme tous les autres billets.

Le pass Culture est le dispositif public qui permet aux jeunes de bénéficier d'un crédit pour leurs sorties culturelles. Avec Wilout, vous pouvez :

• publier une offre pass Culture directement à partir de votre événement ;
• proposer les tarifs de votre choix : prix, nombre de places et période de vente sont repris automatiquement de votre billetterie ;
• recevoir chaque réservation dans votre billetterie, avec un billet par place ;
• partager un stock unique entre la vente en ligne, la vente sur place et le pass Culture, sans risque de survente ;
• suivre vos réservations pass Culture dans un tableau de suivi dédié.

Un service inclus. La connexion au pass Culture est proposée sans frais supplémentaires dans toutes les billetteries Wilout qui vendent des billets payants.

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Prérequis

Avant votre première publication, quatre étapes sont nécessaires. Les deux premières sont à réaliser de votre côté, les deux suivantes sont prises en charge par Wilout.

1. Créer votre compte pass Culture Pro. Inscrivez votre structure (numéro SIREN) et au moins un lieu sur la plateforme pass Culture Pro. Le pass Culture valide le compte sous quelques jours ouvrés.
2. Désigner Wilout comme billetterie de votre lieu. Dans pass Culture Pro, indiquez que la billetterie de ce lieu est gérée par Wilout. Cette étape est indispensable pour que Wilout puisse accéder à votre lieu.
3. Demander l'activation du service. Écrivez à support@wilout.com pour activer le pass Culture sur votre compte Wilout.
4. Rattachement de votre lieu par Wilout. Notre équipe associe votre lieu pass Culture à votre compte. Une fois l'activation confirmée, déconnectez-vous puis reconnectez-vous à votre espace organisateur pour voir apparaître le pass Culture.

Si votre structure est déclarée « sans lieu fixe ouvert au public », elle dispose tout de même d'un lieu correspondant à son adresse administrative : c'est ce lieu qu'il faut désigner. Aucun identifiant ni mot de passe pass Culture n'est à saisir dans Wilout.

Un lieu ne peut être rattaché qu'à un seul compte organisateur, mais un même compte peut gérer plusieurs lieux. Un lieu qui porte une offre pass Culture active ne peut pas être détaché tant que l'offre n'a pas été désactivée.

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Préparer votre événement

L'offre pass Culture reprend automatiquement les informations de votre événement Wilout : dates, prix et nombre de places n'ont pas à être saisis une seconde fois. Avant de configurer l'offre, vérifiez les points suivants :

• Un tarif est créé dans Tarifs et stock, avec son prix, son nombre de places et, si besoin, sa période de vente. C'est ce tarif qui sera proposé sur le pass Culture.
• Ce tarif est associé à une liste de contrôle, afin que les billets pass Culture soient contrôlés à l'entrée comme les autres.
• La date de début de l'événement, renseignée dans Configurer, est exacte : elle correspond à la date de la séance sur le pass Culture.
• L'adresse complète de l'événement (voie, code postal, ville) est renseignée dans Configurer, si l'événement n'a pas lieu à l'adresse de votre structure.
• Une image de couverture est ajoutée depuis le mini-site de l'événement : elle sera utilisée comme visuel de l'offre.

Cas non pris en charge à ce jour : les tarifs dont le stock est copié sur celui d'un autre tarif, et les événements en placement numéroté. Les réservations pass Culture sur ces tarifs seraient refusées : privilégiez un tarif standard.

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Créer et publier votre offre

La configuration se fait sur une seule page. Une fois les informations renseignées, un bouton unique publie l'offre et ses dates sur le pass Culture.

1. Accéder à la configuration

1. Dans Mes événements, sélectionnez votre événement.
2. Dans le menu Configurer, ouvrez Services supplémentaires, puis cliquez sur Configurer pass Culture.

Si le bloc pass Culture n'apparaît pas, le service n'est pas encore activé sur votre compte : contactez support@wilout.com.

2. Décrire l'offre

• Nom (obligatoire) : repris du nom de l'événement, modifiable.
• Description (obligatoire) : texte présenté aux jeunes sur le pass Culture.
• Image : l'image de couverture de l'événement est utilisée automatiquement et recadrée au format portrait demandé par le pass Culture. Pour la remplacer, importez une nouvelle image depuis le mini-site.
• E-mail de contact (obligatoire) : une adresse e-mail, et non un nom de contact.
• Catégorie (obligatoire) : elle ne peut plus être modifiée après publication. Selon la catégorie choisie, des informations complémentaires sont demandées (genre musical, type de spectacle, auteur, interprète, metteur en scène…).
• Date de publication (facultative) : permet de programmer la mise en ligne. Sans date, l'offre est publiée dès l'enregistrement.
• E-mail de notification (obligatoire) : adresse qui reçoit les notifications de réservation.
• Réservation pour deux personnes : permet à un jeune de réserver deux places en une seule fois.
• Accessibilité : indiquez les handicaps pour lesquels le lieu est adapté (auditif, mental, moteur, visuel).

3. Indiquer le lieu de l'événement

Si plusieurs lieux sont rattachés à votre compte, sélectionnez d'abord la structure pass Culture concernée. Si vous n'en avez qu'un, il est sélectionné automatiquement. Deux options sont ensuite possibles :

• Adresse de l'événement (option par défaut) : l'événement se déroule à l'adresse renseignée dans Configurer, qui doit être complète. Vous pouvez préciser une désignation du lieu, affichée sur le pass Culture (par exemple « Salle des fêtes »).
• Adresse de la structure : l'événement se déroule à l'adresse du lieu déclaré dans pass Culture Pro.

L'adresse est vérifiée auprès de la Base Adresse Nationale. Saisissez le nom de la voie en toutes lettres (« 103 boulevard de Cessole » plutôt que « 103 bd cessole »).

4. Sélectionner les tarifs

Cliquez sur Ajouter un tarif et choisissez l'un des tarifs de votre événement. Une offre peut comporter jusqu'à 50 tarifs. Les informations suivantes sont reprises automatiquement :

• Prix : le prix du tarif Wilout.
• Stock disponible : les places restantes du tarif, partagées avec la vente en ligne et la vente sur place.
• Début de vente : avant cette date, le tarif reste fermé sur le pass Culture, puis s'ouvre automatiquement.
• Fin des réservations : la fin de vente du tarif, au plus tard au début de l'événement.
• Date de la séance : la date de début de l'événement, renseignée dans Configurer.

Chaque tarif affiche un statut : Actif, Inactif ou Épuisé. Pour modifier un prix ou une période de vente, mettez à jour le tarif dans Tarifs et stock, puis cliquez sur Enregistrer les modifications dans la page pass Culture. Le nombre de places disponibles est, lui, synchronisé automatiquement.

Si le message « La vente de ce tarif commence après la fin des réservations pass Culture » s'affiche, le tarif ne pourra jamais être réservé : avancez sa date de début de vente dans Tarifs et stock.

5. Publier

Cliquez sur Publier sur pass Culture. Le message « Offre et stocks enregistrés » confirme l'envoi. L'offre peut ensuite être soumise à la validation du pass Culture avant sa mise en ligne : son statut est affiché en haut de la page.

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Suivre et gérer votre offre

Le statut affiché en haut de la page provient directement du pass Culture et indique si l'offre est réservable :

• Non publiée : l'offre n'a pas encore été transmise.
• En attente de validation : le pass Culture vérifie l'offre avant sa mise en ligne.
• Publication programmée : l'offre sera mise en ligne à la date choisie.
• Publiée ou Réservable : les jeunes peuvent réserver.
• Épuisée : toutes les places ont été réservées.
• Offre inactive : la diffusion est suspendue.
• Refusée : le pass Culture a refusé l'offre ; le motif est consultable dans pass Culture Pro.
• Expirée : les dates de l'offre sont passées.

La page indique également si les billets Wilout sont bien connectés à l'offre. Une offre créée sans billets connectés ne peut pas être convertie : il convient d'en créer une nouvelle.

Modifier l'offre. Mettez à jour les informations ou les tarifs, puis cliquez sur Enregistrer les modifications. La catégorie ne peut plus être changée après publication, et un tarif dont la séance a commencé ne peut plus être modifié. Pour fermer un tarif, cliquez sur Désactiver : les réservations déjà effectuées sont conservées. Le bouton Activer le rouvre.

Suspendre la diffusion. En haut de la page, le bouton Mettre en pause retire l'offre du pass Culture sans la supprimer ; le bouton Publier la remet en ligne.

Reprendre une opération interrompue. En cas de coupure de connexion, la page peut proposer le bouton Reprendre la synchronisation interrompue. Utilisez-le avant toute autre modification : il finalise l'opération en cours sans créer de doublon, et vos saisies sont conservées.

Historique des erreurs. Lorsqu'un envoi échoue, la page affiche l'Historique des échecs pass Culture, avec la date, l'opération et le détail de chaque erreur. Si besoin, transmettez-le à notre support accompagné d'une capture d'écran.

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Gestion des réservations

Chaque réservation effectuée sur le pass Culture génère automatiquement une commande dans votre billetterie Wilout, avec un billet par place. Aucune action n'est requise de votre part :

1. Réservation : le jeune réserve sur le pass Culture.
2. Transmission : le pass Culture informe Wilout.
3. Émission : la commande et le billet sont créés dans votre billetterie.
4. Envoi : le billet est transmis au jeune dans son application.
5. Contrôle : le billet est scanné à l'entrée.

Le traitement prend quelques secondes. Dans votre espace organisateur :

• la commande apparaît avec le canal de vente pass Culture, distinct de la vente en ligne ;
• le participant figure dans la liste des participants ;
• le billet est contrôlé à l'entrée avec la liste de contrôle du tarif ;
• si le jeune annule sa réservation sur le pass Culture, le billet est annulé et la place est remise en vente. Un billet déjà scanné ne peut plus être annulé.

Stock partagé. La vente en ligne, la vente sur place et le pass Culture s'appuient sur le même stock. Le nombre de places affiché sur le pass Culture est mis à jour toutes les 30 secondes environ. Pour forcer une mise à jour, cliquez sur Synchroniser les disponibilités.

Montants. Les recettes pass Culture sont présentées séparément sur votre tableau de bord et dans l'analyse des ventes. Elles ne s'ajoutent pas aux montants encaissés ou reversés par Wilout : le remboursement de ces places vous est versé directement par le pass Culture. La mention « Remboursée par Pass Culture » reprend l'information transmise par le pass Culture, sans vérification du virement.

Suivi commercial. Le bouton Suivi commercial présente la liste des réservations pass Culture, les commandes Wilout correspondantes et les montants (réservés, annulés, en cours, remboursés). En cas d'écart entre Wilout et le pass Culture, une alerte est affichée, par exemple :

• « Les montants Pass Culture et Wilout diffèrent » ;
• « Une annulation confirmée par Pass Culture reste à appliquer dans Wilout » ;
• « Aucune commande Wilout ne correspond à cette réservation ».

Le bouton Rapprocher les réservations corrige automatiquement les écarts qui peuvent l'être (commande à finaliser, annulation à appliquer) et affiche le résultat. Si une alerte persiste, contactez notre support.

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Messages d'erreur et solutions

La plupart des blocages proviennent d'un lieu non rattaché, d'un tarif mal paramétré ou d'une adresse incomplète. Chaque message indique la correction à apporter, et vos saisies sont conservées en cas d'erreur.

Accès, lieu et tarifs

• Le bloc pass Culture n'apparaît pas dans Services supplémentaires : le service n'est pas activé sur votre compte. Contactez support@wilout.com, puis reconnectez-vous une fois l'activation confirmée.
• « Sélectionnez un événement dans Mes événements pour configurer le pass Culture. » : aucun événement n'est sélectionné. Choisissez l'événement dans Mes événements, puis revenez sur la page.
• « Votre lieu pass Culture n'est pas encore rattaché à Wilout. Contactez le support. » : aucun lieu n'est associé à votre compte. Vérifiez dans pass Culture Pro que Wilout est bien désigné comme billetterie du lieu, puis contactez notre support pour finaliser le rattachement.
• « Créez d'abord un tarif Wilout dans Tarifs et stock. » : l'événement ne comporte aucun tarif. Créez un tarif, puis revenez sur la page.
• « La vente de ce tarif commence après la fin des réservations pass Culture… » : le tarif ne pourrait jamais être réservé. Avancez sa date de début de vente dans Tarifs et stock.
• « La vente de ce tarif est terminée… » : le pass Culture n'accepte pas un tarif dont la vente est close. Prolongez sa période de vente dans Tarifs et stock.
• « Séance commencée : pass Culture n'autorise plus de modifier ce tarif. » : la séance a déjà commencé, le tarif ne peut plus être modifié.

Adresse, image et transmission

• « L'adresse de l'événement est incomplète ou introuvable dans la Base Adresse Nationale… » : l'adresse n'est pas reconnue. Corrigez la voie, le code postal et la ville dans Configurer, ou choisissez l'adresse de la structure.
• Message relatif à l'image de couverture (image hébergée hors de Wilout, illisible ou de plus de 15 Mo) : l'image n'a pas pu être transmise, mais l'offre est bien enregistrée. Importez une autre image depuis le mini-site, puis enregistrez à nouveau.
• « Pass Culture a refusé certaines informations de l'offre : corrigez les champs signalés. » : un ou plusieurs champs ont été refusés. Corrigez les champs signalés en rouge, puis enregistrez à nouveau.
• « Pass Culture a refusé la demande. Vérifiez les informations saisies puis réessayez. » : le refus n'est pas détaillé. Vérifiez vos informations ; si tout semble correct, contactez notre support en joignant l'historique des échecs.
• « Pass Culture ne répond pas… » ou « momentanément indisponible… » : le service est temporairement indisponible. Réessayez quelques instants plus tard ; si le bouton « Reprendre la synchronisation interrompue » apparaît, utilisez-le.

Statut et disponibilités

• L'offre reste « En attente de validation » : le pass Culture n'a pas encore vérifié l'offre. Vous pouvez suivre son avancement dans pass Culture Pro.
• L'offre est « Refusée » : consultez le motif dans pass Culture Pro, apportez les corrections nécessaires, puis enregistrez à nouveau.
• Le nombre de places sur le pass Culture n'évolue pas après une vente : la mise à jour intervient toutes les 30 secondes environ. Patientez, ou cliquez sur « Synchroniser les disponibilités ».

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Points d'attention

Quelques limites existent à ce jour. Elles n'empêchent pas la vente, mais il est utile de les connaître :

• Remboursement sur place. Une place pass Culture remboursée sur place n'est pas automatiquement remise en vente sur le pass Culture. Dans ce cas, contactez notre support.
• Devise. Les prix pass Culture sont toujours exprimés en euros, même si l'événement est vendu dans une autre devise.
• Forte demande. La mise à jour des places prenant environ 30 secondes, une réservation pass Culture peut être refusée si la dernière place vient d'être vendue sur un autre canal. Aucune place n'est jamais vendue deux fois.
• Prix et périodes de vente. Une modification effectuée dans Tarifs et stock n'est transmise au pass Culture qu'après un clic sur « Enregistrer les modifications ». Seul le nombre de places est synchronisé automatiquement.
• Séances passées. Une séance terminée reste visible dans la page ; aucune action n'est nécessaire.

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Pour toute question, notre équipe support est joignable à l'adresse support@wilout.com. Pensez à préciser le nom de l'événement et, si possible, à joindre une capture d'écran du message affiché.