Urgence et Astreinte - Support Wilout pour les organisateurs
Organiser un événement peut parfois générer des imprévus, surtout lorsqu’il s’agit de la gestion technique. Quelle que soit votre problématique, le Support de Wilout met tout en œuvre pour vous aider à la résoudre. Qu’il s’agisse d’une question urgente liée à votre plateforme de billetterie en ligne, de soucis techniques avec les outils de paiement cashless ou les guichets de vente sur place, ou d'un problème avec un de nos terminaux de contrôle d’accès, notre support est là pour vous assurer une assistance rapide et efficace.
Dans cet article, nous vous expliquons en détail les étapes à suivre pour nous contacter en cas d'urgence, ainsi que les différentes méthodes pour obtenir de l’aide, et vous exposons quelques solutions face à des difficultés courantes d’accès et d’utilisation de nos différents produits. Découvrez les moyens mis en place pour garantir une réponse rapide et des solutions adaptées à vos besoins techniques.
Comment est assuré le support de Wilout en cas d’urgence ?
Canaux de support disponibles et disponibilités
Chez Wilout, nous mettons à votre disposition plusieurs moyens de contact afin de répondre à vos urgences et questions. Notre équipe est là pour vous assister à la configuration de vos différents services pour la préparation de votre événement, mais aussi sur des aspects plus techniques tels que la mise en place du matériel.
Voici nos moyens de contact en fonction de chaque besoin :
- Par téléphone : Nous sommes joignables du lundi au vendredi, de 9h à 18h (UTC+1), au numéro 04 89 24 35 06.
- Par e-mail : Vous pouvez nous contacter à l’adresse e-mail support@wilout.com. Nous nous engageons à vous répondre dans un délai de 24h ouvrées.
Pour accélérer le traitement de votre demande, n’oubliez pas d’inclure les informations suivantes dans votre e-mail :
- Votre nom et celui de votre société
- Le nom de l’événement concerné
- Votre numéro de téléphone portable
- La nature de votre urgence avec le plus de précision possible.
Attention, sans ces informations, la procédure de traitement et de résolution de votre demande pourrait prendre plus de temps que prévu.
J’ai une question à propos de vos services
Que vous soyez un nouveau client ou que vous utilisiez nos services depuis longtemps, il peut arriver que vous ayez des questions à propos de la configuration de nos outils de billetterie en ligne et la mise en place des guichets de vente, des points de vente pour le paiement cashless, ou de la configuration des listes de contrôle d’accès.
Vous pouvez retrouver les questions fréquemment posées par nos clients dans la partie FAQ de chacune des pages de nos différents services, ainsi que dans nos articles de blog.
En cas de question complémentaire relative à nos services, vous pouvez nous contacter via notre formulaire de contact, et nous nous chargerons de vous répondre dans les 48h ouvrées.
Pour les demandes de renseignements, nous vous conseillons de préciser clairement le sujet de votre question dans votre message afin de permettre à notre équipe de vous répondre le plus efficacement possible. En fonction de la nature de votre question, nous pourrons vous orienter vers des solutions sur mesure ou des documents techniques pour faciliter l'utilisation de nos services.
Questions fréquentes urgentes
Dans cette partie, nous avons relevé quelques questions couramment posées par les utilisateurs de nos différents services.
Problèmes de connexion à la billetterie Wilout
Un problème récurrent que nos clients peuvent rencontrer concerne l’accès à la billetterie en ligne. Si vous ou vos utilisateurs éprouvez des difficultés pour vous connecter à notre plateforme, nous vous recommandons de suivre ces étapes avant de nous contacter :
- Vérifiez votre connexion internet : Un simple problème de réseau peut souvent être à l'origine de difficultés d’accès à la billetterie en ligne.
- Vérifiez vos identifiants de connexion : Assurez-vous que l’adresse e-mail et le mot de passe que vous utilisez sont corrects. Si la problématique persiste, ou en cas d’oubli de votre mot de passe, vous avez la possibilité de faire une demande de réinitialisation de votre mot de passe.
- Mettez à jour votre navigateur : Utiliser un navigateur obsolète peut aussi empêcher le bon fonctionnement de la billetterie en ligne.
Si ces vérifications ne suffisent pas à résoudre le problème, n’hésitez pas à nous contacter directement pour une intervention rapide. Notre équipe est en mesure d’effectuer des vérifications de serveur ou de réinitialiser vos accès si nécessaire.
Mon participant n'a pas reçu son e-billet
Il arrive parfois que certains participants ne reçoivent pas leur e-billet après l’achat. Cela peut créer une certaine confusion, mais il existe des solutions simples pour résoudre ce problème.
Voici ce que vous pouvez faire dans un premier temps :
- Demandez à votre participant de vérifier ses dossiers de spams ou de courriers indésirables. Il se peut que l'e-mail contenant le billet ait été filtré par son fournisseur de messagerie.
- Si le billet reste introuvable du côté du participant, vous pouvez effectuer une vérification manuelle depuis votre tableau de bord :
- Si le participant figure dans la liste, vous pouvez télécharger son e-billet en cliquant sur directement sur la commande et cliquer sur “Renvoyer le billet”.
- S’il ne figure pas dans la liste, c’est que son paiement n’a pas abouti suite à des limitations en matière de sécurité bancaire ou bien souvent, cela est dû au fait que le participant n’a pas complété son achat dans le délai imparti (celui-ci dispose de 15 minutes). Dans ce cas, nous vous conseillons de prendre contact avec votre participant afin de l’inviter à réitérer son achat.
Utilisation de l’application Wilout CONTROL
L’application Wilout Control est un outil indispensable, conçu pour gérer les accès de vos participants de manière fluide et sécurisée, disponible sur nos terminaux à la location ou à l’achat, ou téléchargeable sur votre smartphone. Cependant, des difficultés d’utilisation peuvent parfois survenir, notamment avec les mises à jour ou les compatibilités de certains smartphones.
Téléchargez notre application sur l’App Store ou sur le Google Play Store.
Je n’arrive pas à télécharger l’application Wilout Control pour smartphone
- Premièrement, vérifiez votre couverture de réseau (WiFi ou 3G/4G).
- En suite, assurez-vous de disposer de suffisamment d’espace disponible sur votre smartphone pour le téléchargement. Contrôlez également la mise à jour de votre smartphone car il se peut que ce soit cette dernière qui cause des restrictions.
Je ne trouve pas mes accès opérateurs
Pour connaître vos accès opérateurs, vous devez vous connecter sur votre back-office Wilout CONTROL sur un navigateur. Vous pourrez, depuis ce tableau de bord, retrouver ou créer vos accès.
Mon application Wilout CONTROL ne fonctionne pas correctement
Si l’application Wilout CONTROL cesse de fonctionner sur votre smartphone ou sur nos terminaux de contrôle, voici quelques manipulations que vous pouvez effectuer avant de nous contacter :
- Redémarrez l’application : Forcez l’arrêt de l’application et ré-ouvrez celle-ci, puis reconnectez-vous à l’aide de vos accès.
- Mettez à jour l’application : Vérifiez que vous utilisez bien la dernière version de Wilout CONTROL, sinon, effectuez la mise à jour depuis votre store.
- Vérifiez les autorisations de l’application : L’application a-t-elle accès à toutes les autorisations requises (appareil photo, stockage, etc.) ?
- Connexion internet : Assurez-vous que l'appareil est bien connecté à un réseau stable.
Si les problèmes persistent, notre équipe technique est disponible pour vous accompagner, que ce soit pour résoudre des bugs ou pour vous guider dans l'utilisation avancée de l’application.
Vous pouvez consulter nos articles complets spécialement dédiés au contrôle des entrées sur notre blog.
Gérer mon équipe via le back-office Wilout CONTROL
Le back-office de Wilout Control vous permet non seulement de gérer les accréditations de votre équipe, mais aussi l’accès à différentes zones de votre événement. Vous pouvez très facilement paramétrer vos équipes en vous rendant dans la section “Mon équipe” depuis votre backoffice.
En effet, vous pouvez créer une équipe, définir leurs identifiants et attribuer des rôles à vos collaborateurs en répartissant les types de e-billets à valider par chacun d’eux. Notre article sur les accès opérateurs vous donnera toutes les clés pour vous aider à constituer votre équipe.
Vos collaborateurs peuvent ensuite télécharger l’application et y accéder via des identifiants que vous aurez configurés et leur aurez fournis.
Notre équipe de support est à votre disposition pour vous aider à optimiser la gestion de vos équipes et à garantir que tout se déroule sans encombre le jour de l'événement.
Je suis un participant
J’ai un problème avec un billet acheté sur une billetterie Wilout
Si vous avez acheté un billet via la solution de billetterie en ligne Wilout et que vous avez des questions, vous pouvez consulter notre FAQ Participants, ou lire notre article qui vous apportera des précisions concernant les prélèvements au nom de Wilout.
En cas de difficultés avec votre billet, tel qu’un problème de réception ou une mauvaise information sur celui-ci, nous vous invitons à contacter directement l’organisateur de l’événement.
J’ai un problème qui concerne un support cashless Wilout
Si vous avez participé à un événement utilisant notre solution de paiement Cashless, notre FAQ participants dédiée pourra sûrement vous aider à répondre à vos interrogations.
Wilout ne gère pas les flux financiers des événements, alors en cas de problème avec le remboursement de votre solde cashless, nous vous invitons à contacter l’organisateur de l’événement.
En résumé
Chez Wilout, nous sommes déterminés à vous offrir un support client de qualité, que ce soit pour des questions sur la billetterie en ligne et les guichets de vente sur place, le paiement cashless, ou la gestion des contrôles d’accès. Grâce à nos canaux de contact efficaces et notre réactivité, nous faisons en sorte de vous accompagner au mieux, même en cas d’urgence.
Consultez notre FAQ détaillée qui couvre la majorité des situations fréquemment rencontrées, ainsi que les questions que vous pourriez vous poser sur nos solutions de billetterie en ligne et sur place, de contrôle d’accès et de paiement cashless.
N’hésitez pas à nous contacter par téléphone au 04 89 24 35 06, ou par e-mail avec toutes les informations nécessaires pour un traitement rapide de votre problématique. Nous sommes là pour vous aider, afin que vous puissiez vous concentrer sur la réussite de votre événement. Faites confiance à Wilout pour une gestion technique sans faille !
