Organiser une conférence avec une plateforme de billetterie

La conférence est très appréciée du public, des associations et des entreprises. Organiser une conférence est un travail complexe et rigoureux. Nous présentons ici quelques recommandations à envisager pour faciliter la mise sur pied d’un tel événement en utilisant notamment une plateforme de billetterie. 

Les formats de conférence

Les entreprises et les associations gagnent à être reconnues pour leurs idées. L’organisation de conférences peut être un puissant outil de communication à destination du public, d’investisseurs ou bien encore des pouvoirs publics.

Si certains organisateurs souhaitent inclure une conférence dans le déroulé d’une journée dédiée à leur organisation, d’autres préfèreront proposer un moment thématique et l’accompagner d’une série d’ateliers ou bien encore l’intégrer à des jours de formation.

C’est pourquoi, il est impératif de choisir le bon format en fonction de votre programme et de votre public. Le format se décline généralement de la façon suivante :

• La keynote : conférence ou discours d’ouverture d’un événement qui peut inclure plusieurs speakers (la keynote est une spécialité d’Apple),
• Le lightning talk : format éclair d’environ 5 minutes, permet d’enchaîner plusieurs speakers sur des sujets variés,
• Le short talk : court de 15 à 20 minutes, aborde un sujet en surface et laisse de la place pour l’échange avec le public,
• Le format classique : conférence de 40 minutes à 1 heure, permet d’aller plus en profondeur dans un sujet,
• La conférence longue : de plus d’une heure, plus risquée car il est plus difficile de conserver l’attention de l’auditoire.

Les organisateurs vont tenir compte du moment de la journée, de la diversité de leur public mais aussi de leur budget pour choisir le format idéal. 

Choix du sujet et du speaker

Définir le sujet de la conférence et trouver un speaker ne sont pas les tâches les plus simples.

Voici quelques questions que se posent les organisateurs pour les aider à affiner leur choix :

• Quel public ? professionnels, collaborateurs, mécènes, clients, public…
• Quelle occasion ? Assemblée Générale, rencontres, congrès, festival, vernissage d’une exposition, inauguration d’un lieu…
• Quel cadre ? formel ou informel, public ou privé, filmé, rediffusé…
• Quel message ? le choix du sujet sera un reflet de votre organisation quelle qu’elle soit.

Le choix du speaker sera déterminant quant à la qualité du message et de sa réception.

Les organisateurs ne se limitent pas au seul choix d’un conférencier. Un bon speaker peut être un professionnel, un entrepreneur ou l’un de vos employés, dont la renommée ou les compétences ne sont plus à prouver. Cependant, nous recommandons aux organisateurs de scruter les réseaux sociaux (Facebook, LinkedIn, Twitter) pour voir comment ce potentiel speaker interagit avec son audience. D’autre part, il ne faut pas hésiter à rechercher sur YouTube, une captation ou un podcast pour évaluer la qualité de son travail.

D’ailleurs, dans un premier échange, vous pourriez lui poser les questions suivantes :

• Quel est son format favori ?
• Comment pense-t-il aborder son sujet ? La problématique ?
• Comment anime-t-il ses conférences ? Les échanges avec le public ?
• Enfin quelles sont ses disponibilités ? peut-il rester pour un repas ou un cocktail avec son auditoire ? 

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Une plateforme de billetterie pour la gestion d’une conférence

Si la conférence éveille souvent l’intérêt des participants, les organisateurs savent qu’il est vital de diffuser l’information suffisamment tôt et de façon claire pour avoir un taux de participation correct.

En effet, la conférence a un coût non négligeable (déplacement et rémunération du speaker, location du lieu et du matériel, communication…). Elle subit également les difficultés organisationnelles de tout type d’événement (information, inscription, imprévisibilités diverses). 

L’utilisation d’une plateforme de billetterie en ligne va simplifier la gestion des inscriptions mais aussi sa diffusion : 

• La création et la vente des billets

Les organisateurs vont peut-être proposer plusieurs types de billets qui incluront d’autres activités (repas, ateliers…). Certaines organisations, comme les conférences TED, proposent aussi des billets “early bird”. Ces préventes à tarifs préférentiels sont destinées aux participants qui réservent leur billet plusieurs semaines à l’avance. En conséquence, cette stratégie tarifaire permet aux organisateurs de s’assurer à l’avance de la vente d’une bonne partie de leurs places. 

• Canaux de diffusion

En utilisant une plateforme de billetterie en ligne telle que Wilout, un organisateur peut générer rapidement un mini-site de vente ou bien intégrer un module de réservation/commercialisation sur son site. La diffusion multicanal est une stratégie favorisant la communication et les inscriptions. 

• Gestion des inscriptions

Qu’elle soit payante ou gratuite, inciter les participants à s’inscrire à votre conférence, permet de contrôler le taux de remplissage et de ce fait la rentabilité de l'événement. Par exemple, l’organisateur peut décider de renégocier la taille de la salle réservée pour le jour J.

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Enfin, certaines solutions de billetterie mettent à disposition une application smartphone gratuite, qui permettra aux organisateurs de contrôler l’accès. 

Les organisateurs le savent, mettre en place une conférence n’est pas de tout repos. Mais, nous en sommes certains, utiliser une plateforme de billetterie en ligne facilite une part importante du travail qui les attend.