Organisateurs d'événements un métier polyvalent 

Être organisateur événementiel, un métier exigeant qui nécessite de multiples talents. De la conception des événements à leur commercialisation, la mise en place d’une billetterie ou la gestion de la sécurité, l’organisateur d’événements va devoir faire preuve de ressources pour mener à bien ses missions et faire de son projet une réussite. 

La polyvalence de l’organisateur événementiel

Le métier s’inscrit dans un secteur transversal de par sa nature même. En effet, l’organisateur événementiel va être amené à gérer de nombreuses tâches aussi variées que les types d’événements qui existent sur le marché. Potentiellement, tous les secteurs d’activités peuvent être amenés à proposer un événement. 

C’est pourquoi, il n’y a pas un parcours balisé pour devenir organisateur événementiel.

Il existe cependant des formations supérieures permettant de préparer au mieux son entrée dans le secteur :

• BTS Tourisme
• BTS Communication
• Licence professionnelle de communication avec une spécialisation

Il existe aussi des formations de type Master (Bac+4 et 5) tel que le Master en Science de Management International spécialisé en organisation d’évènements proposé par l’école de Management de Normandie.

Toutefois, il faut noter que, dans le secteur événementiel, les parcours et les profils sont très diversifiés et il n’existe pas une seule et même vérité. Cependant, il est facile de remarquer que les organisateurs ont généralement en commun un dynamisme naturel, une appétence pour la polyvalence et de véritables compétences de “solutionneur”. Ils sont également de très bons communicants. 

Les étapes de la gestion d’événements

Comme nous l’avons souligné, lorsqu’il décide de mettre en place un événement, l’organisateur va accomplir une multitude de tâches. Voici un petit tour d’horizon des activités liées à l’organisation événementielle.

Premièrement, il faut planifier l’événement et définir son concept dans le détail :

• Quel public
• Sa temporalité : dates mais aussi les horaires
• Le lieu de l’événement
• L’objectif : promotion, communication, branding
• La tarification si l’événement est payant

Par la suite, il faut définir le budget de l’événement en prenant en compte l’éventuelle recherche de sponsors, de subventions.

Ensuite, il va falloir déterminer les objectifs de la communication. En effet, promouvoir un événement nécessite de créer des affiches, invitations, et peut-être un site dédié. Établir un plan média : relations presses, communiqués et dossiers de presse…
Pour la commercialisation, de nombreux organisateurs font appel à une solution de billetterie en ligne telle que celle proposée par Wilout. Elle leur permet de vendre et gérer les stocks de billets mais aussi de choisir leurs canaux de diffusion (mini-site, module intégrable). Il est également possible de programmer plusieurs phases de vente pour offrir des tarifs préférentiels aux participants.

Enfin, le jour J, il faudra s’assurer que les conditions de sécurité sont bien respectées puis accueillir les spectateurs ainsi que gérer les intervenants. Les organisateurs pourront utiliser l’application gratuite Wilout Contrôle pour contrôler les entrées. 

Bilan d’un événement

Une fois, l’événement terminé, il restera un certain nombre de choses à faire. 

De toute évidence, il faudra faire un bilan comptable (compte de résultats). Dans les six mois suivant l'événement, les sponsors privés ou institutionnels vont souhaiter recevoir un bilan financier et moral.

En général, le bilan moral va inclure un compte-rendu détaillé de l’événement :

• Le déroulement des activités,
• Le nombre de places vendues et les invitations,
• Le nombre de participants,
• Les résultats presse,
• la satisfaction générale,
• Tout élément susceptible d’enrichir le bilan.

Parmi les tâche sur lesquelles Wilout vous assiste, le tableau de bord de Wilout génère un bilan de la fréquentation ainsi qu’une reddition de comptes.

‍

Pour conclure, nous pouvons souligner que l’organisation d’événements est un métier prenant mais extrêmement gratifiant et addictif. De nos jours, les organisateurs bénéficient de nombreux outils et formations leur permettant de maximiser la réussite de leurs tâches. Toutefois, rien ne remplacera la passion dont ils font preuve jour après jour pour apporter de la satisfaction aux autres.