Créer un billetterie pour un événement 

Le monde des événements est vaste et la gestion événementielle est un métier exigeant. Les organisateurs sont souvent des personnes très polyvalentes tant leurs tâches peuvent être multiples et variées. De la conception de l’événement à sa commercialisation, il y a de nombreuses étapes à accomplir incluant de créer une billetterie en ligne. 

Préparer un événement

Pour les organisateurs, la préparation d’un événement démarre souvent six mois à un an à l’avance. Que ce soit l’organisation d’un tournoi sportif, d’une course automobile, ou encore d’un festival culturel, la préparation comprend de nombreuses tâches.

Cependant, gérer un projet demande anticipation et souplesse, et ce quelles que soient les méthodes appliquées.

Voici, une liste non-exhaustive des étapes composant le parcours d’un projet jusqu’à sa réalisation:

• la planification générale (date, lieu, contenu),
• l’élaboration du budget prévisionnel,
• les normes de sécurité,
• l’organisation logistique,
• la recherche de sponsors, financements, parrains,
• l’organisation de l’accueil et du contrôle,
• le choix d’un logiciel de billetterie, et la création de la billetterie en ligne,
• le bilan…

Les organisateurs le savent, tout événement implique de fait une série de contraintes propres à l’organisation événementielle. C’est pourquoi il est nécessaire d’anticiper le plus possible certaines missions et si possible d’utiliser des outils polyvalents.

Trello est un outil très performant pour accompagner le management d’un événement. Du calendrier à la check-list, il permet de réunir des collaborateurs, de leur attribuer des tâches mais également de suivre l’avancée de ces dernières. Vous pouvez aussi l’utiliser pour échanger des documents, ou comme une messagerie participative.
Cerise sur le gâteau, les fonctionnalités gratuites de cet outil suffisent largement à assurer la bonne coordination de votre projet. Slack est également intéressant comme plateforme d’échange et de gestion de projet. 

‍

Élaborer les outils de communication d’un événement‍

La communication d’un événement intègre plusieurs dimensions. Elle s’articule de la conception graphique des outils à la mise en œuvre d’une stratégie de diffusion élaborée avec soin. Ces outils de communication doivent être cohérents, ils vont souvent être harmonisés grâce à une charte graphique. Qu’ils soient imprimés ou diffusés en ligne, les outils de communication des organisateurs leur sont indispensables pour assurer la fréquentation de l’événement. On retrouve notamment comme outils : 

• Affiches et flyers
• Billets électroniques ou classiques
• Goodies imprimés aux couleurs de l’événement (bracelets, t-shirts, gobelets)
• Site internet dédié, rubrique ou blog événementiel 
• Réseaux sociaux…

Même la signature des emails se doit d’être personnalisée. Elle peut par exemple intégrer un bandeau promotionnel renvoyant sur votre site ou la plateforme de billetterie de votre événement.

Certains logiciels de billetterie en ligne vous permettent d’appliquer votre charte graphique sur les éléments qu’ils génèrent pour vous. Ainsi, vous pouvez vous faciliter la tâche en assurant la cohérence de l’ensemble de vos canaux de diffusion. 

Créer une billetterie en ligne

Lorsque l’événement a été planifié, vient l’étape de la mise en vente des billets. Utiliser un logiciel de billetterie en ligne personnalisable est vital. Wilout propose à ses clients une solution permettant de mettre en place sa billetterie en quelques minutes.

Tout d’abord, pour créer votre billetterie en ligne, vous allez renseigner les informations concernant votre événement.

Ensuite, vous allez pouvoir choisir vos canaux de diffusion et les personnaliser en intégrant vos éléments de communication (image de couverture, image de fond, couleurs)  :

• Mini-site de vente de billet
• Module de vente à intégrer sur votre site grâce à un code iframe
• Widget de vente Facebook

Vient ensuite l’étape de création des e-billets. ils peuvent être aussi variés que nécessaire : pack spéciaux, billet étudiant, pass solo et duo, famille… Personnalisez-les grâce à l’ajout d’une image, d’une map, et toutes les informations que vous jugerez utiles ! 

Il faut le souligner, de nombreux organisateurs utilisent depuis plusieurs années déjà la diffusion multicanal pour commercialiser au mieux leurs billets. Ce qui change, c’est le développement de nouveaux vecteurs tels que la vente direct via la page Facebook (publique) de l’événement, mais aussi l’amélioration des canaux avec l’ultra personnalisation du mini-site (visuels, colorimétrie) et l’intégration d’éléments différenciants (map, vidéo, lien externe). Les organisateurs ont dorénavant toutes les cartes en mains pour faire de leur diffusion un véritable levier de croissance qui maximisera la réussite de leur événement.

Parce que Wilout est un logiciel de billetterie complet, il vous accompagne dans toutes les étapes de la gestion de vos participants. Découvrez dès à présent toutes les possibilités qu’offre la plateforme !