Comment organiser un événement gratuit ?
Vous souhaitez organiser un événement gratuit, à but caritatif ou lucratif. Mais vous avez peur d’être dépassé par un nombre important de participants. En effet, une manifestation gratuite peut amener pas mal de monde et vaut mieux y être préparé ! Il est donc important de maîtriser certains points comme le nombre de participants présents sur place ainsi que la concentration de ces personnes dans la file d’attente. Cela est d’autant plus important dans le contexte actuel de la crise sanitaire.
Pour cela, Wilout vous propose ces solutions technologiques pour que votre événement se fasse dans les meilleures conditions !
La billetterie en ligne
En amont, il est préférable de mettre en vente des billets à valeur de 0 € afin de savoir à l’avance combien de personnes comptent se rendre à l’événement. Pour cela, wilout ONLINE est l’outil adéquate pour faire respecter la capacité maximum. En effet, à partir de votre backoffice vous pouvez définir un nombre maximum de participant. Ce qui vous permettra de limiter le nombre de billets vendus et donc de réduire considérablement la file d’attente !
De plus, nous ne prenons pas de commission sur les billets gratuit.
En 5 minutes montre en main, vous créez votre billetterie en ligne sur Wilout. Vous pouvez personnaliser votre propre mini-site et vos E-ticket. Pour optimiser le remplissage de votre jauge, il est également possible d’intégrer un module de billetterie à votre page Facebook ou sur votre propre site internet.
La vente sur place
En mettant en place un événement gratuit, attendez-vous à qu’un certain nombre de participants ne se présentent pas à votre événement. Wilout ONSITE, vous permet de mettre en place un guichet de vente à billets limités. Si la capacité maximale n’est pas atteinte vous pourrez toujours vendre vos billets directement sur place !
Conseil : Communiquer sur l’obligation de prendre son ticket en ligne, et ne précisez pas la vente sur place.
Le contrôle des accès
L’application Wilout CONTROL utilise votre appareil photo et le transforme en un Scan capable de lire tous les types de code-barres et de QR codes. Grâce à cette solution, un billet est scanné et vérifié en un instant ! Ce qui permet de fluidifier votre file d’attente et d’éviter un éventuel regroupement. De plus, au cours de votre événement, elle permet de suivre en temps réel le nombre de participants et le taux de remplissage de votre quotas. Cela vous permettra d’anticiper et de maîtriser tout débordement.
De plus, vous pouvez mettre en place des contrôles d’accès à différents endroits stratégiques de votre manifestation. Comme par exemple : l’accès à la salle de restauration, au bar, ou encore à une salle de conférence… Pour une maîtrise totale de votre jauge zone par zone.
Contactez-nous pour plus d’information, notre équipe se fera un plaisir de vous répondre : support@wilout.com
