Personnalisez votre billetterie


Concevez vos
e-billets


Gérez
vos ventes


Optimisez
vos ventes


Intégrez sur votre propre site


Gérez vos participants


Plus de fonctionnalités


Tous nos
services

Aide pour les professionnels




Retrouvez ici toutes les questions fréquemment posées concernant notre solution de billetterie en ligne Wilout.



Nos outils sont destinés à tous les organisateurs d’évènements, qu’ils soient gratuits ou payants.

Wilout répond aux particuliers et aux professionnels quant à leurs besoins évènementiels : organisateurs de festival, associations à but non lucratif, clubs de sport, organisateurs de salons mais également les galeries d’art, les musiciens, les BDE et autres...
Aucune compétence particulière n’est nécessaire pour utiliser Wilout. Nous avons conçu notre solution pour qu’elle soit à la portée de tous.

Vous pouvez créer et personnaliser votre mini-site et vos e-billets en moins de 5 minutes.

Par ailleurs, notre service client est là pour vous accompagner et répondre à l’ensemble de vos questions : contactez-nous.
Wilout est sans engagement, sans frais de mise en ligne et reste gratuit pour tous les évènements non-payants et ce sera toujours le cas.

Pour les évènements payants, Wilout applique une tarification fixe de 0,85€ TTC par billet vendu, pour des e-billets inférieurs à 34€ (TTC).

Au-delà de ce tarif, nous appliquons une commission de 2,5% par e-billet vendu.

Simuler la commission Wilout grâce à la boîte à calcul.

Il faut moins de 5 minutes pour générer son mini-site et paramétrer ses e-billets. Une fois cette opération terminée la mise en ligne est immédiate !
Innovante, la solution de billetterie en ligne conçue par Wilout est la seule à vous proposer l’accès à un tableau de bord dynamique et contextuel conçu tel un véritable outil d’aide à la performance.
A travers une interface claire et ergonomique, il regroupe, en temps réel, les indicateurs financiers de votre évènement et vous permet d’analyser les résultats de vos ventes sur plusieurs échelles.

Vous pouvez également comparer vos évènements entre eux et d’une édition à l’autre.
C’est l’outil de pilotage alloué à la croissance de votre activité !
Le tableau de bord Wilout est avant-tout un outil de pilotage intelligent et contextuel qui vous permet d’avoir une vision à la fois précise et globale de vos ventes.

Il analyse en temps réel le comportement de votre marché pour vous permettre de mettre en place une stratégie de communication adaptée aux résultats de vos ventes.

Inspiré du concept de “Yield Management” utilisé dans le secteur de l’aviation civile, Wilout vous propose des suggestions tarifaires fluctuant en fonction de vos résultats et de la périodicité de vos ventes.

Grâce à cela, Wilout vous permet d'accroître votre rentabilité jusqu’à 15%.
La tarification dynamique ou intelligente est basée sur l’analyse d’une série d’indicateurs contextuels, elle vous permet d'adapter le prix de vos e-billets aux fluctuations de la demande.

Wilout, à travers son tableau de bord, vous permet d’analyser en temps réel vos ventes et de faire fluctuer vos tarifs pour optimiser les résultats de votre activité.

Vous êtes toujours responsable du choix du prix de vos e-billets et vous n’êtes en aucun cas obligé d’appliquer nos suggestions.
Nous avons développé l’application gratuite « Wilout Contrôle » pour contrôler simplement l’accès à votre évènement depuis n’importe quel smartphone pourvu d’une connexion internet.

Pour cela il vous suffit de télécharger l’application « Wilout Contrôle » disponible sur Appstore et Google Play.

Vous pouvez créer une équipe et attribuer des rôles à vos collaborateurs en répartissant les les types de e-billets à valider à chacuns d’eux. Vos collaborateurs peuvent télécharger l’application et y accéder via des identifiants que vous leur aurez fournis au préalable.
Avec cette dernière vous pourrez :

- Importer des listes spécifiques de participants
- Scanner le QR code ou le code-barres et validez vos e-billets
- Consulter la liste de vos participants
- Rechercher un participant directement dans votre base de données

Vous pouvez également accéder à toutes ces informations et gérer votre évènement depuis votre espace personnel sur le site.
Oui, Wilout intègre la norme SLL (https) et a choisi de travailler avec deux acteurs technologiques majeurs pour la protection des transactions :

- Le contrôle 3D-SECURE
- La passerelle de paiement PAYZEN

Le 3D-SECURE est un protocole sécurisé de paiement sur Internet développé par Visa et MasterCard pour limiter les risques d'utilisation frauduleuse des cartes de crédit sur Internet.

La passerelle Payzen est une solution adaptée de portefeuilles électroniques sécurisant davantage l’expérience d’achat multicanal Visa et MasterCard et le paiement sur mobile.
Il vous suffit de renseigner votre RIB dans votre espace personnel puis le transfert de vos fonds se fera de manière automatisée.

Chaque lundi (hors jours fériés), nous effectuons un virement du montant des ventes de la semaine précédente moins la commission Wilout. Ce versement sera crédité sur votre compte dans un délai maximum de 3 jours ouvrables.

A la demande exceptionnelle d’un client, Wilout s’engage à effectuer le virement un jour convenu par les deux parties afin d’éviter un retard de paiement supérieur à 3 jours.
Wilout est entièrement gratuit pour tous les évènements non-payants.
A tout moment, vous pouvez consulter la reddition temporaire de vos comptes, elle comporte un bordereau de recettes et fera apparaître clairement le montant hors taxes des ventes réalisées sur Wilout, ainsi que le montant de la commission, le tout majoré de la TVA.

Quand l’évènement est terminé, la reddition de comptes définitive est clôturée et prête à être éditée .
Non, nous ne vous demandons aucun justificatif pour ouvrir une billetterie en ligne.

Vous allez renseigner des informations, assurez-vous qu’elles sont complètes et justes avant de mettre en ligne votre billetterie.

Si nous avions un doute quant au sérieux de votre évènement, nous pourrons être amenés à prendre contact directement avec vous pour vous demander un complément d’informations.

Concernant les évènements payants, la législation française rend obligatoire la déclaration de ventes lorsqu’elle est réalisée sous certaines conditions, il vous appartient donc de faire le nécessaire pour être en règle face à la loi.
Si votre structure est soumise à la TVA :

Lors du paramétrage de votre billetterie et des différents prix de vos e-billets, vous allez pouvoir spécifier le taux de TVA applicable. La TVA sera appliquée sur le prix de vente déduit de la commission Wilout.

Wilout ne collecte la TVA que sur le montant de sa commission et vous ne pouvez pas en déduire la TVA.

La reddition de vos comptes comporte un bordereau de recettes et fera apparaître clairement le montant hors taxes des ventes réalisées par Wilout, ainsi que le montant de la commission, le tout majoré de la TVA choisie.

Ceci ne concerne pas les frais de location de la solution Wilout Contrôle Pro.

Vous êtes responsable de vos propres obligations fiscales, n’hésitez pas à contacter votre comptable pour vérifier le taux qu’il convient d’appliquer à vos évènements.

Informations sur la TVA : https://www.impots.gouv.fr/portail/international-professionnel/tva
Wilout se positionne comme un commissionnaire opaque c’est à dire que vous donnez mandat à Wilout de matérialiser et de vendre, en son nom et pour son compte, les Droits d’Entrée donnant accès à vos manifestations.

Dans le cadre de ce mandat, Wilout agit en tant que commissionnaire, c’est à dire en son nom propre mais pour le compte de l’Organisateur, conformément aux dispositions de l’article L.132-1 et suivants du Code de Commerce.

D’un point de vu fiscal vous vendez vos e-billets à Wilout qui les revend aux participants. Wilout possède le même mode de fonctionnement que la majorité des billetteries en ligne.

La commission de Wilout est déduite du produit des ventes de billets qui vous est reversé. Il vous appartient de reverser la TVA sur le produit des ventes auprès des services fiscaux et d'effectuer toutes déclarations nécessaires. Wilout ne collecte la TVA que sur le montant de sa commission.

Par exemple :

Pour un billet vendu 40,00€ TTC, Wilout prélève 2,5% soit 1,00€ et vous recevez 39,00€, vous calculez votre TVA sur ce montant.

Si vous appliquez un taux de TVA de 20% :
39,00€ - 20% de TVA = 32,50€ HT soit 6,50€ TVA, vous devrez donc reverser : 6,50€
32,50€ + 6,50€ + 1,00€ de commission Wilout = 40,00€ TTC

Si vous avez indiqué un montant de TVA, ce calcul sera fait automatiquement sur votre reddition de comptes, il ne vous restera plus qu’à faire le nécessaire pour vous acquitter de ce montant.

À retenir :

Vous ne pouvez pas déduire la TVA sur les commissions de Wilout et vous êtes responsable de vos propres obligations fiscales.

N’hésitez pas à contacter votre comptable pour vérifier le taux qu’il convient d’appliquer à vos évènements.
Oui, notre solution va vous permettre de générer un code iFrame à insérer dans votre site.

La balise iFrame se place entre les balises <body>, c’est une fenêtre avec ou sans scrolling qui peut être insérée n'importe où dans une page Web.

Vous allez très simplement choisir vos couleurs, puis sélectionner le code qui vous intéresse que ce soit pour insérer la liste complète de vos évènements ou un évènement particulier.

Nous vous expliquons le processus d’intégration ci-après :

1. Créez votre évènement

2. Publiez votre évènement (Attention il vous sera impossible de générer un iframe si cette étape n’est pas effective)

3. Rendez-vous dans l’onglet « vendre et diffuser » puis « configuration de l’iframe »

4. Personnalisez les couleurs de votre box de commande ou choisissez de conserver celles qui figurent sur votre mini site personnalisé dans l’étape 4 de la “mise en ligne de ma billetterie”.

5. Vous bénéficiez maintenant de plusieurs lignes de code spécifiques à votre évènement qui peuvent être insérées n'importe où sur votre page Web.

Vous pouvez fournir ce code à votre webmaster ou l’entrer vous-même dans le code de votre site.
Oui, lorsque vous créez un évènement, vous allez pouvoir générer en quelques clics un mini-site personnalisable à vos couleurs (images, logos, etc).
Celui-ci est immédiatement mis en ligne.
Oui, notre plateforme vous offre la possibilité de personnaliser votre mini-site de vente, de concevoir des e-billets à votre image mais également de modifier la couleur du widget de vente qui s’intègre sur votre propre site web.

Pour votre mini-site, vous commencez en définissant notamment la couleur principale qui figurera sur l’ensemble de votre billetterie (mini-site, e-billets et e-mails participants). Il est aussi possible de personnaliser l’en-tête en appliquant un dégradé, en ajoutant le nom de votre organisation et/ou votre logo ainsi que des liens de renvoi vers les pages de votre choix. Vous pouvez aussi télécharger une image de fond modifiable avec des effets de flou et d’opacité. Pour finir vous pouvez choisir d’ajouter un widget Google Maps et le widget Facebook de votre Page publique.

Au niveau de la personnalisation de vos e-billets, plus besoin d’hésiter entre code-barres et QR code, nous proposons les deux. Si votre évènement est difficile d’accès, vous pouvez y insérer une map. Pour vos cartes d’abonnement, éditez vos e-billets au format badge (A6).

En ce qui concerne le widget de vente, vous avez la possibilité de modifier en quelques clics sa couleur via votre backoffice.

Vous pouvez intégrer un widget de vente directement sur votre page facebook et opter pour la commercialisation multicanal.
Depuis votre espace, il est possible d’exporter à tout moment votre liste de participants au format CSV ou PDF.

Pour cela, rien de plus simple : rendez-vous sur votre back office Wilout et suivez ces quelques étapes :

1. Sélectionnez votre évènement

2. Cliquez sur l’onglet « participants et contrôle »

3. Cliquez sur « exporter un fichier en CSV »

Votre fichier est prêt à être utilisé !
Oui, il est tout à fait possible d’importer les données CSV de vos participants en provenance d’autres distributeurs directement dans votre espace utilisateur Wilout.

Pour cela, nous allons vous guider étape par étape dans cette procédure :

1. Rendez-vous sur le backoffice du distributeur concerné et exportez le fichier CSV de vos participants en suivant les indications spécifiques au distributeur.

2. Depuis votre backoffice Wilout, cliquez sur « importer un fichier CSV » (Rappel > Sélectionnez votre évènement > Cliquez sur l’onglet « participants et contrôle » > Cliquez sur « importer un fichier en CSV »)

3. Vous avez vendu via Weezevent, Digitick ou Yurplan

Sélectionnez votre distributeur parmi la liste déroulante puis choisissez le fichier de vos participants au format CSV en cliquant sur "Choisir le fichier".

Ce fichier, vous l’avez déjà récupéré auprès de Weezevent/Digitick/Yurplan (Étape 1). Cliquez sur « importer » pour finaliser l’opération. Vos participants sont maintenant parfaitement intégrés dans le backoffice Wilout.

Vous distribuez via un distributeur qui ne figure pas dans la liste déroulante :

Si vous distribuez via un distributeur non mentionné, il vous est également possible d’effectuer cette procédure en téléchargeant simplement le gabarit CSV Wilout et en agissant manuellement sur ce dernier.
- Ouvrez le gabarit Wilout à l’aide de l’application « Excel »

- Ouvrez en parallèle le fichier CSV du distributeur précédemment exporté (Étape 1)

- Copiez puis collez les colonnes correspondantes depuis votre fichier CSV distributeur sur le gabarit Wilout en vous référant à l’ordre suivant :
« nom », « prénom », « email », « code », « type de billet », « prix »

- Une fois les modifications effectuées, enregistrez et renommez le gabarit Wilout. Il est maintenant prêt à être importé sur votre backoffice.

- Sélectionnez Wilout dans la liste déroulante des distributeurs puis choisissez le fichier de vos participants au format CSV à l’aide de la fonction "Choisir le fichier".

- Cliquez sur importer pour finaliser l’opération

- Vos participants sont maintenant parfaitement intégrés dans le back office Wilout.
Oui, pour un même évènement, vous pouvez commercialiser plusieurs tarifs de e-billets différents. Vous pourrez paramétrer ces éléments tarifaires à la création de votre billetterie ou après que cette dernière ait été générée.
Oui, si vous le souhaitez, vous pouvez générer des invitations à titre gratuit ou ajouter des participants.

Pour générer des invitations non payantes pour un participant, rendez-vous dans l’onglet « participants et contrôle » et sélectionnez « inviter un participant ».

Une fenêtre s’ouvre, dans laquelle il vous suffit de renseigner les différents champs informationnels liés à la personne invitée. Cette dernière recevra dans un délai maximum de 2 heures son e-billet par e-mail.

En ce qui concerne l’ajout de participants, rendez-vous dans l’onglet « participants et contrôle » et sélectionnez « ajouter un participant ». Indiquez le nom et prénom et l’adresse e-mail du participant et renseignez le type de billet ainsi que la quantité dans le menu déroulant.

Cliquez sur valider pour finaliser l’ajout.
Oui, le tableau de bord Wilout vous permet d’analyser et de comparer plusieurs évènements simultanément ou bien d’une édition à l’autre.

Sur votre tableau de bord, dans l’onglet “Analyser et Comparer”, sélectionnez les évènements que vous souhaitez comparer.

En quelques secondes, notre système génère un comparatif basé sur plusieurs critères.

→ Mon compte > Tableau de bord
Le REVPAC, ou Revenue per Available Customer (revenu par client disponible), est une mesure de performance. Elle vous permet d’analyser la rentabilité de votre évènement par rapport au chiffre d’affaires généré mis à l’échelle de votre capacité de remplissage.

⟁ Pour utiliser cet indicateur, il faut avoir défini un seuil de rentabilité.
Cet indicateur vous permet de connaître le prix moyen déboursé par participant pour assister à votre évènement.